Automatické načítání faktur: Krok ke zjednodušení finančních procesů

Ačkoliv se v dnešní době soustředíme na rozvoj e-Governmentu a modernizaci služeb pro
občany a firmy, neměli bychom zapomínat na optimalizaci interních procesů Krajského
úřadu Olomouckého kraje (KÚOK). Jednou z klíčových oblastí, kde můžeme dosáhnout
významného zefektivnění, je správa a zpracování faktur.

Na našem Odboru informačních technologií (OIT), konkrétně na oddělení rozvoje služeb, se
intenzivně zaměřujeme na projekty, které přinášejí hmatatelné úspory času a minimalizují
chyby způsobené manuálním zpracováním. Jedním z takových projektů je automatické
načítání (vyčítání) faktur.

Proč potřebujeme automatizaci?

Ekonomický systém krajského úřadu pokrývá širokou škálu modulů, které mají zjednodušit
finanční toky a činnosti spojené s nimi. Přesto však proces příjmu a zpracování faktur,
zejména těch doručených v papírové formě nebo jako skeny v přílohách e-mailů, stále
vyžaduje značné množství manuální práce.

Naši kolegové z Oddělení ekonomiky (OE) věnují nemalou část své cenné kapacity
tomu, aby každá faktura prošla řadou kroků – od přijetí, přes skenování/zpracování, až po
ruční zadání klíčových údajů do ekonomického systému, jako je dodavatel, číslo faktury,
datum splatnosti, celková částka, DPH, a rozúčtování na příslušná nákladová střediska.

Tento postup je:

• Časově náročný: Zpomaluje celý proces schvalování a platby.
• Náchylný k chybám: Manuální přepisování dat zvyšuje riziko chyb, které je nutnénásledně složitě dohledávat a opravovat.
• Neefektivní: Využívá se drahá lidská kapacita pro rutinní a opakující se úkoly, místo aby se soustředila na analytickou a rozhodovací činnost.

Naše řešení ve spolupráci s kolegy z OE: Automatické načítání

Projekt zavedení automatického načítání faktur má za cíl tyto nedostatky eliminovat. Využívá
moderní technologie, jako je optické rozpoznávání znaků (OCR) a umělá inteligence (AI)
– mimochodem, AI jsme v KÚOK již úspěšně využili v oceňovaném projektu „Získávání
znalostí z dokumentů Olomouckého kraje".

Jak to funguje?

1. Příjem dokumentu: Faktura je přijata buď elektronicky (datová schránka,
   e-podatelna, e-mail) nebo v papírové podobě (následně naskenována).
2. Automatické rozpoznání: Systém za pomoci OCR a AI automaticky identifikuje a
   vyčte klíčové údaje z dokumentu (hlavičkové a položkové údaje).
3. Validace a kontrola: Vyčtená data jsou porovnána s daty v našich interních
   systémech (např. dodavatelé, smlouvy, objednávky) a proběhne formální kontrola.
4. Předání do oběhu: Údaje jsou automaticky vloženy do systému elektronického
   oběhu faktur (který je součástí nebo navazuje na ekonomický systém), čímž odpadá
   nutnost ručního zadávání.

Tím se stává proces zpracování faktur plně digitálním a mnohem rychlejším.

Očekávané přínosy

Zavedení automatického načítání faktur přinese KÚOK řadu klíčových benefitů, které jsou v
souladu s našimi dlouhodobými cíli v oblasti e-Governmentu:

• Zvýšení efektivity a rychlosti: Zpracování faktur bude otázkou minut, nikoli hodin
  nebo dnů, což urychlí platby a zlepší cash flow.
• Snížení chybovosti: Eliminace manuálního zadávání dat vede k výraznému poklesu
  chyb a nutnosti následných korekcí.
• Úspora lidských zdrojů: Pracovníci oddělení ekonomiky se budou moci soustředit
  na složitější úkoly s vyšší přidanou hodnotou.
• Podpora interních procesů: Systém je přirozeným krokem k plně elektronickému
  schvalování a oběhu dokumentů, což navazuje na naši snahu o vnitřně pouze
  digitální procesy (princip P12 z Informační koncepce ČR). Na Intranetu už máme
  zavedené elektronické formuláře.

Tento projekt je dalším důkazem toho, že rozvoj informačních technologií na KÚOK
neznamená jen drahé investice do hardwaru (jako je obnova TCK nebo virtualizace sítí) a
nové systémy, ale především chytrou optimalizaci práce a služeb pro naše interní
"zákazníky" – zaměstnance krajského úřadu.